Importar clientes

Sincronizar as empresas

Com pelo menos um membro com credenciais TOConline guardadas:

1. Definições → Gabinete → painel Controlo do gabinete.

   

2. Sincronizar empresas.

3. Leia o resultado: N criadas, N ligadas, N ignoradas — e, a seguir, N fichas de empresa lidas, N contactos criados.

O que a sincronização faz:

• Junta as credenciais de todos os membros. Uma empresa que só um colega alcança entra na mesma.
• Cria um cliente por empresa ativa, identificado pelo NIF. Uma empresa cujo NIF já existe na lista é ligada ao cliente existente — a designação que o gabinete escreveu mantém-se.
• Lê a ficha de cada empresa e cria o contacto com o email lá registado, se o cliente ainda não tiver nenhum.
• Nunca elimina nada.

Nota

A sincronização de empresas corre também sozinha, com a sincronização automática de pendências. Carregar no botão é para não esperar.

Clientes inativos

Uma empresa que o TOConline dá como não ativa não é importada. Um cliente já na lista cuja empresa entretanto fechou é marcado como inativo:

• sai da lista de clientes e do painel;
• deixa de receber pedidos e insistências, manuais ou automáticos;
• mantém o histórico e as pendências, para consulta.

Para os ver, na lista de clientes ligue Mostrar clientes inativos. Se a empresa voltar a estar ativa no TOConline, a sincronização seguinte volta a ativá-la.

Cliente à mão

Novo cliente, na lista de clientes ou no painel: designação e NIF. O NIF é validado pelo dígito de controlo. Serve para uma empresa cuja contabilidade está noutro software, ou para experimentar.

Um cliente sem software não tem sincronização nem seletor de período: as pendências são as que o gabinete escreve ou importa de CSV, e o pedido cobre todas as que estiverem abertas.

Dia limite dos documentos

O gabinete tem um dia do mês em que precisa dos documentos de um período (Definições → dia 20 por omissão, que é a data legal do IVA). Um cliente que feche as contas mais cedo, ou a quem se deu folga, pode ter o seu: no separador Definições do cliente, Dia limite dos documentos.

Deixar o campo vazio segue o gabinete — é como nasce um cliente novo, e é o caso normal.

O dia decide três coisas: quando o painel começa a dizer que o cliente está em risco ou fora de prazo, o prazo que o resumo semanal conta, e a data que a variável {{prazo}} escreve no email (Variáveis dos modelos).

Ligar um cliente manual ao TOConline

Se criou o cliente à mão e a empresa existe no TOConline, basta correr Sincronizar empresas: o NIF coincide e o cliente fica ligado. Em alternativa, no separador Definições do cliente escolha Software → TOConline; o ID da empresa no TOConline é preenchido pela sincronização de empresas.