Rever
A Secretária lê a caixa de correio a cada poucos minutos. O que consegue ligar a um cliente vai para o histórico desse cliente. O resto vem para Rever.
O ecrã tem duas colunas: à esquerda a fila de mensagens por rever, à direita a mensagem escolhida — remetente, data, corpo e anexos — com os botões que decidem o que lhe acontece.
Porque uma mensagem cai aqui
Seção intitulada “Porque uma mensagem cai aqui”- Não se sabe de que cliente é. O remetente não é contacto de nenhum cliente e a mensagem não responde a nenhum pedido enviado.
- Foi reencaminhada por alguém do gabinete. Um colega recebeu os documentos no seu email e reencaminhou-os para a caixa. Aparece como Do gabinete, com o nome de quem reencaminhou.
- Falhou a autenticação. DKIM/SPF falhou: o servidor não confirma que o email vem de quem diz. Estas mensagens nunca são associadas automaticamente, por prudência — uma pessoa tem de olhar.
Uma mensagem cujas faturas foram todas lidas e casaram com pendências aparece com Associado automaticamente: já está tudo feito, basta arquivar.
Arquivar documentos
Seção intitulada “Arquivar documentos”Para uma mensagem com anexos que entregam documentos:
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Com a mensagem aberta à direita, Arquivar documentos.
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Escolha o cliente. Só depois aparece o que lhe falta.
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Para cada documento, diga que pendência é que ele fecha.
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Arquivar documentos.
A pergunta é por documento, não por mensagem: um extrato de um fornecedor é um PDF e cinco faturas, e cada uma fecha a sua pendência. O que a Secretária já leu sozinho aparece Detetado e trancado — está feito, não é para decidir outra vez.
Um documento que não fecha nada deixa-se em Nenhuma — não foi usado. Não é o mesmo que não responder: é dizer que se olhou e não servia. É essa distinção que alimenta os Documentos úteis nos indicadores.
O que ficou associado passa a Recebida e deixa de ser pedido nas insistências seguintes; a mensagem e os anexos passam para o histórico do cliente; a linha sai de Rever.
Associar a cliente
Seção intitulada “Associar a cliente”Para uma mensagem sem anexos úteis — uma pergunta, um “vou enviar amanhã” — Associar a cliente liga-a ao cliente certo sem fechar nada. Fica no histórico como Recebido e conta como resposta no painel.
Marcar como revisto
Seção intitulada “Marcar como revisto”Para o que não é de cliente nenhum — publicidade, um email perdido — Marcar como revisto. Sai da lista e fica registado que alguém viu.
Reprocessar ficheiros
Seção intitulada “Reprocessar ficheiros”Reprocessar ficheiros volta a ler todos os anexos por associar. Útil depois de criar as pendências que faltavam: um ficheiro que chegou antes da pendência existir encontra-a agora.
O que uma pessoa atribuiu à mão nunca é apagado por um reprocessamento — não há leitura que volte a descobrir a que pendência pertence uma certidão.
Sincronizar emails
Seção intitulada “Sincronizar emails”A leitura da caixa é automática; Próxima verificação em N diz quando. Sincronizar emails não espera.